График отпусков: правила составления

Согласно действующим правилам нормативно правовой базы каждый трудящийся обладает правом на отдых. В компании или организации ежегодно происходит распределение сотрудников на уход в отпуск. С этой целью составляется специальный документ локального характера – график отпусков.

Что это такое, для чего нужно

График отпусков представляет собой документ организации, содержащий информацию о личных данных трудящегося, момент начала и окончания отдыха. Спланированный график способствует:

1. Своевременной выплате отпускных средств (поскольку активы перечисляются работнику не позже 3-х дней до начала отпуска).
2. Поиску специалиста, заменяющего ушедшего на заслуженный отдых сотрудника согласно законодательным нормам.
3. Отсутствию скопления неиспользованных дней отдыха.

Комментируемый документ относится к числу обязательных. Он должен быть разработан и утвержден в установленное время.

Некоторые тонкости

На сегодня действуют 4 новых правила при составлении очередности ухода в отпуск:

• периодичность отдыха сотрудников на 2019 год следует утвердить за две недели до начала нового года (не позднее 17 декабря 2018);
• согласно поправкам ФЗ №360 от 11 октября 2018 года многодетные родители с детьми до 12-летнего возраста вправе брать отпуск в любое удобное для них время. Руководителю остается лишь согласиться и подписать заявление от работника;
• уже утвержденный график меняется исключительно по согласованию заинтересованных участников правоотношений. Однако родителей с тремя и более детьми такое предписание не касается. Они вправе передумать, изменить свое решение и только поставить начальство перед фактом;
• за скопление неиспользованных дней отпуска ответит компания. Так, при проверке одной из фирм инспекция по труду предложила трактовать нарушение как «эксплуатация рабского труда». За деяние возможна уголовная ответственность.

Что еще нужно учесть

Если собрать воедино новые и ранее действовавшие требования по составлению периодичности ухода в отпуск сотрудников, то следует учитывать:

1. Стаж сотрудника на время ухода в отпуск не должен быть меньше полугода. Если в это время трудящийся брал дополнительные выходные за свой счет продолжительностью в сумме более 7 дней, то они не пойдут в учет отпуска.
2. Правовой статус сотрудников, для которых отдых предоставляется вне зависимости от стажа – не достигшие совершеннолетия, родители или усыновители детей возрастом до 3-х месяцев.
3. Обеспечение дополнительными днями отдыха на опасном и вредном для здоровья производстве.
4. Наличие в штате сотрудников по совместительству, у которых должен совпадать отпускной период с временем отдыха на основной работе.
5. Привилегиями по первоочередному уходу в отпуск обладают: сотрудники, не воспользовавшиеся отдыхом в прошлом году, абитуриенты, родители выпускников 9-11 классов.
6. 28 дней стандартный отпуск. Вправе быть увеличен за счет дополнительных дней для отдельных работников – учителя, сотрудники прокуратуры, судьи.

Алгоритм процедуры

Утверждение распорядка предполагает наличие следующих действий:

• разработка и формирование графика отпусков согласно правилам составления. Включает опрос сотрудников, учет пожеланий по возможности, согласование дат;
• если имеется профсоюзная организация, то уже готовый документ направляется для получения ее одобрения или внесения корректировок. К графику прикладывается пояснительная записка;
• при получении замечаний со стороны профсоюза проводятся совместные переговоры по разрешению разногласий;
• после совместного утверждения распорядка ухода в отпуск (должно быть осуществлено до 17 декабря текущего года), руководством издается приказ или распоряжение.

Как составить расписание

Для отпускного расписания нет обязательной формы заполнения. Каждый руководитель самостоятельно избирает форму составления документа. Обычно документ представлен в виде таблицы, в которой построчно указаны сведения об отдыхе конкретного трудящегося. На практике самой используемой остается форма Т-7. Образец можно скачать здесь.

В бланк рекомендуется внести следующие сведения:

1. Название предприятия или ФИО работодателя (в случае ИП).
2. Данные о документе – наименование, дата составления, год, для которого разрабатывается.
3. Персональные сведения о сотрудниках – ФИО, к какому подразделению относится, название должности согласно штатному расписанию (все данные фиксируются без сокращений).
4. Желаемые трудящимися даты и периоды отдыха. Если предоставляются по частям, то каждая из них фиксируется отдельной строкой.
5. Фактические даты отпуска (при несовпадении с желаемыми).
6. Информация о переносе даты отдыха и о документе, являющимся основанием.
7. Роспись руководителя кадровиков, начальства предприятия.

Ответственность руководства, если нет утвержденного графика

Расписание отпусков считается одним из обязательных документов организации. Сотрудники инспекции в первую очередь проверяют этот документ и если его не обнаружат, то бизнесмену грозит административная ответственность (ст. 5.27 КоАП):

• для ИП и должностного лица (кадровик) – штраф от 1 до 5 тыс. руб.;
• для юрлица от 30 до 50 тыс.

При повторном правонарушении сумма штрафной санкции для первой категории лиц возрастает вдвое – от 10 до 20 тыс., для организации – от 50 до 70 тыс. Должностному лицу могут запретить осуществлять профессиональную деятельность от 12 месяцев до 3-х лет.

Частые вопросы

Можно ли внести изменения в график?

Сотрудник трудоустроился в январе 2019 года и желает воспользоваться отпуском летом. Однако график уже утвержден. Внесут ли изменения в него? Когда руководство и новый работник согласовали даты отпускного периода, то действующий график подлежит дополнению.

Изменения вносятся на основании письменного обращения новичка к начальству компании. Вновь трудоустроенному предстоит учитывать пожелания и положение других сотрудников относительно периодов отдыха. Исключением выступают несовершеннолетние, супруг, у которого жена в положении.

Сколько раз в год разрешено переносить отпуск?

Если действия происходят по обоюдному согласию участников правоотношений, то закон не ограничивает количеством раз. Более того, трудовое законодательство не зафиксировало закрытого списка случаев перенесения отпускного периода. Такое возможно при временной нетрудоспособности, исполнении государственных обязательств.

Нужно ли уведомлять начальника, если отпуск утвержден графиком?

Работник пошел в отпуск по графику, не известив начальство. Часто бывает, что сотрудников не хватает, руководитель не позволяет уйти в отпуск по ранее утвержденному графику. Так, Светлана Воробьева, администратор салона-парикмахерской, узнав о расписании отпусков, купила заранее путевки на семью. Но когда подошло время отдыха, то владелец салона, угрожая увольнением, не отпускал сотрудницу. Последняя уехала отдыхать не смотря ни на что. По приезду обратилась в надзорные службы и была восстановлена в должности за неправомерное увольнение.

Таким образом, расписание отпусков считается обязательным документом, составляется в соответствии с требованиями законодательства. Форма составления выбирается в произвольном порядке.