Как начислять отпускные в 2020 году

Каждый бухгалтер, занимающийся начислением зарплаты, знает насколько сложным является расчет отпускных выплат работникам предприятия.

Возможные промахи расчетчика приводят к серьезным последствиям. Бухгалтерская ошибка грозит проверками и крупными штрафами для предприятия. Директора, в этом случае, привлекут к административной ответственности. Можно завысить прямые расходы на заработную плату и исказить налог на прибыль организации. Либо нарушить права работника, непосредственно выплатив ему меньше положенного.

Рассмотрим основные тонкости алгоритма расчета и разберем новшества в 2020 году.

Общий порядок начисления

Каждая организация должна внутренним приказом утвердить в конце года график. В нем указывают отпуска сотрудников.

Необходимо в графике подробно прописать информацию:

• фамилия, инициалы отпускника;
• предполагаемый срок ухода в отпуск;
• графа ознакомления с приказом.

Руководитель утверждает график за две недели до конца года.

Формула расчета

Заработок за один день (средний) * дни отпуска (прописанные в приказе)

Расчет однодневного заработка

Сотрудником был отработан весь расчетный период полностью, оплата за день считается:

(Весь заработок за расчетный период / 12 месяцев) / 29,3.

Если расчетный период не полностью отработан (больничный лист, отпускные оплачиваемые или неявки без содержания):

Дневной заработок = База начисленной зарплаты / (полное значение месяцев*29,3 + оставшееся количество календарных дней).

Рассчитываем базу для начисления

База для начисления отпуска – это сумма всех выплат работника. В базу входят:

• ежемесячная зарплата (сдельная или повременная);
• премии согласно положению по оплате труда;
• стимулирующие доплаты;
• индексация труда.

Не входят в сумму для начислений

• оплата по среднему заработку (больничный, командировочные, отпускные);
• разовые премии, не входящие в положение об оплате труда организации (юбилейные даты, награждения);
• компенсация питания, проезда к месту работы, социальные выплаты;
• материальная помощь.

Калькулятор онлайн. Как быстро рассчитать отпускные?

Для удобства и оперативности начисления, бухгалтер может воспользоваться автоматизированным калькулятором. Найти его можно на любом интернет-ресурсе.

Чтобы произвести расчет, достаточно знать дату начала и окончания, период предоставления отпуска. А также расчетную базу – все начисления по заработной плате.

Определяем заработок за предыдущий год.

НАПРИМЕР: Лавров Леонтий Иванович написал заявление на период с 10.10.2018 года. Количество дней 25.

Период, за который он берет отпуск, определяем: 10.10.2017-10.10.2018 г. Ему начислялись за этот год следующие суммы:

• заработная плата 250900 руб. (а также отпускные включительно);
• годовая премия по итогам работы — 30000 рублей;
• отпуск начисленный с 11.12.17 по 30.12.17 длительностью 20 дней в сумме 16688 рублей;
• компенсационные суммы за использованный ГСМ 45500 рублей.

Итак, рассчитываем базу: (250900+30000 – 16688) = 264212.

Период для расчета (365 – 20 календарных дней) = 345.

Дневной заработок = 264212/ (11 мес.*29,3 +11 дней) = 792,72.

Начисленный отпуск = 792,72*25 календарных дней = 19817,88 рубля.

С исчисленных отпускных нужно удержать подоходный налог. Перечислить его в МИФНС в день выплаты работнику.

Отпускные должны выплачиваться за три дня до ухода сотрудника. За нарушение сроков, на работодателя накладывается административный штраф.

Отпускные выплаты учителям

Самым главным преимуществом отпуска педагогических работников является его продолжительность. Согласно закону, срок устанавливается от 42 до 56 календарных дней. Более того, раз в десять лет учитель может уйти в творческий отпуск на один год.

Основным заблуждением является мнение, что предоставленное время можно использовать для написания дипломных работ, обучения. Это не так. Данное время педагог может использовать по своему усмотрению.

Порядок расчета отпуска определяется точно как описанный выше. Периодом для расчета является 12 месяцев.

Основные ошибки при начислении

Неверно рассчитан период, за который предоставляется отпуск

Многие неточности при расчете отпускных возникают в определении периода. Ошибиться очень легко.

Нельзя исключать из периода:

• время простоя по вине сотрудника;
• время забастовки, в которой работник принимал непосредственное участие;
• прогулы и неявки по причинам, которые не выявлены;
• перерывы для кормления ребенка.

Обязательно исключаем время и суммы, начисленные за период:

1. время, когда работнику начислялись отпускные, пособия по больничным, командировочные;
2. неявки, имеющие официальную причину и одобренные работодателем. Заработная плата при отсутствии сохраняется полностью или частично. Пример: отпуск по уходу за ребенком инвалидом, простой по техническим причинам.

Не верно определена база для начисления

Очень часто встречается ошибка, связанная с включением в базу абсолютно всех начисленных премий. Это неправильно!

При расчете отпускных учитываем только премии за непосредственное выполнение обязанностей. Все начисленные суммы должны быть включены в положение по оплате труда.

Нельзя учитывать при начислении более двенадцати ежемесячных премий. За квартал – четырех, за полугодие – только две.

Не применяется коэффициент индексации

Если работнику была произведена индексация зарплаты, при расчете отпуска нужно скорректировать сумму начисленных выплат. Это касается только случая, когда индексация коснулась всех работников предприятия, а не отдельного сотрудника.

Если бухгалтер выявил ошибку при начислении, нужно определиться не была ли занижена выплаченная сумма отпускных.

Если сумма занижена, следует как можно быстрее отпускные начислить и выплатить.

Если сумма завышена, удержать отпуск можно будет только с согласия работника. Следует взять с него письменную расписку. Удержать сумму можно в оговоренном заранее размере.

При отказе вернуть излишне перечисленные отпускные, работодатель может удержать их только через суд. В таком случае можно избежать штрафов и претензий со стороны проверяющих органов и трудовой инспекции.

Начисление отпускных – процесс очень ответственный. Точность расчета зависит от правильности данных в приказе, определения базы и периода начисления. Бухгалтер должен своевременно знакомиться с изменениями, вносимыми в нормативную базу и следовать инструкциям по начислению.