Как рассчитываются отпускные выплаты

Каждый работник, устроившийся официально, знает, что по закону ему положено, минимум, 28 календарных дней оплачиваемого отдыха. Отпуск можно взять полностью, или разбить на несколько частей, одна из которых будет не менее 14 дней. Важно помнить, что первый отпуск предоставляется работнику не ранее, чем через полгода отработанного времени. Конечно, бывают и исключения, но тогда нужно будет отдельное согласование с начальством. В основном работодатели для экономии человеческих ресурсов, настаивают на разделении отпуска на 2 части по 14 дней в разные времена года.

Отпускные – это денежная компенсация работнику за время, когда сотрудник официально освобожден от своих обязанностей и не посещает рабочее место по закону. Сумма этих выплат во многом зависит от зарплаты, премий, количества отработанного времени, и других мелких деталей. И так как каждому сотруднику хочется знать, на что рассчитывать в период отпуска, сегодня в статье рассматриваем порядок расчеты отпускных выплат в 2020 году.

Виды отпусков

Для начала, необходимо определиться с видом отдыха. Ведь отпуск бывает не только основной ежегодный, но и дополнительный, учебный, декретный, по уходу, по временной нетрудоспособности.

По сути, между собой они отличаются только длительностью, и количеством справок и заявлений для их оформления. А расчеты производятся примерно одинаково.

Основной

Ежегодный отпуск – 28 календарных дней (исключение составляют только педагоги с отпуском в 56 дней), предоставляется по заявлению сотрудника (которое должно быть подано не позднее, чем за 14 дней до даты предполагаемого отпуска) или ранее согласованному графику отпусков.

Выплаты отпускных производятся не позднее, чем за 3 дня до начала отпуска, в крайних случаях могут быть иные даты, заранее согласованные с сотрудником.

Дополнительный

Длительностью от 6 до 36 календарных дней, в зависимости от рода деятельности работника. Предоставляется особым категориям работников, находящихся на вредном производстве, крайнем Севере, в условиях ненормированного рабочего дня, медицинским сотрудникам, а так же лицам, пострадавшим в результате ЧАЭС.

Работник, имеющий дополнительный отпуск, может затребовать его в любое время года, так же заблаговременно написав заявление. Выплаты по дополнительному отпуску за вредные условия труда производятся, как и по основному.

Декретный

На самом деле это название двух отпусков идущих друг за другом, а именно, отпуск по беременности и родам (140-214 дней) оформляется как больничный лист, и отпуск по уходу за ребенком (оформляется до момента достижения ребенком трех лет).

Отпуск по беременности и родам рассчитывается и выплачивается как обычный «больничный» (листок нетрудоспособности), исходя из среднедневного заработка сотрудника.

Длительность его  варьируется в зависимости от сложности беременности и состояния здоровья женщины. Вам не придется самостоятельно выбирать сроки, за вас это сделает ваш гинеколог, оформляя больничный лист.

Отпуск по уходу за ребенком оформляется со дня окончания предыдущего отпуска и до достижения ребенком трех лет. Стоит отметить, если женщина не хочет сидеть дома, а рвется в бой, уход за ребенком может оформить на себя отец или бабушка/дедушка ребенка.

Рабочее место и стаж сохраняются в любом случае, а вот выплаты пособия производятся в течение всего 1,5 лет, в сумме равной 40% от оклада сотрудника, ежемесячно.

При оформлении декретных отпусков бухгалтер так же подает документы в ФСС для выплаты будущей маме единовременного пособия по рождению ребенка, а так же возможна разовая премия за раннюю постановку на учет.

Учебный

Отпуск, предоставляющийся сотрудникам, получающим среднее или высшее образование в заочной или вечерней форме. Длительность ученического отпуска регламентируется справкой-вызовом, которую выдает учебное заведение для предоставления её работодателю на время сессии.

В зависимости от курса, специальности, формы обучения, сроки отсутствия работника варьируются от 30 до 120 дней в году.

Важный момент: учебный отпуск бывает как оплачиваемый, так и без сохранения заработной платы, но в любом случае, работодатель не имеет права не отпустить сотрудника на сессию.

Отпуск оплачивается если:

1. Это первое средне-специальное или высшее образование работника;
2. Это второе средне-специальное образование, но по специальности отличное от первого;
3. Это магистратура;
4. Это образование, на которое его отправил работодатель.

В остальных случаях сессия оформляется как дополнительный не оплачиваемый отпуск.

В период оплаченного учебного отпуска сотрудник может частично посещать рабочее место по своему усмотрению. Тогда дни отгулов будут рассчитываться по среднему заработку, а рабочие пойдут в обычную зарплату.

Расчет отпускных выплат

Для того чтобы рассчитать отпускные, нам нужно знать среднедневной заработок сотрудника за отработанное время. Вычисляется он методом сложения всех доходов на предприятии за год, предшествующий отпуску. Затем эта сумма делится на количество рабочих дней в году, за исключением всех отпусков, отгулов, праздников и т.п. И уже зная сумму среднедневного заработка, её умножаем на количество дней рассчитываемого отпуска.

Но, к сожалению, такой вариант расчета встречается крайне редко, иначе работа бухгалтера не была бы такой сложной и ответственной. Случается так, что сотрудники болеют, уходят в декреты, разъезжают по командировкам, получают несколько премий вместо одной. Всё это значительно усложняет подсчет отпускных.

Что же необходимо знать для расчета отпускных?

1. Определить расчетный период
2. Необходимо определить выплаты, которые будут учтены при расчете среднего заработка. Так как не все они учитываются.
3. После того, как мы определен расчетный период, рассчитывается средний дневной доход сотрудника, и дальше сами отпускные.
4. После того как произведен расчет, оформляется платежное поручение на выплату и соответствующие документы. Как правило, это записка-расчет о предоставлении отпуска работнику по форме Т-60. Бланк можно скачать здесь.
5. Начислить на них налоги и взносы.
6. И отразить их в бухгалтерском и налоговом учете.

Расчет отпуска можно выполнить с помощью калькулятора онлайн.

Для начала разберемся, что такое расчетный период и для чего он нужен.

Расчетный период — это время, за которое мы будем складывать все доходы работника для определения его среднедневного заработка. Обычно берут последний год работы сотрудника до начала месяца, в котором планируется отпуск. В случае с декретным отпуском в расчетный период берется два года.

Для расчета среднего заработка берутся все выплаты сотруднику за расчетный период, за исключением компенсации проезда, связи, питания, социальных выплат и других денежных средств, которые так же считались с учетом среднедневного заработка. Соответственно и в расчетном периоде из рабочих дней мы отнимаем дни других отпусков, больничных, командировок, сессий, праздников и так далее.

В итоге получаем несложные расчеты, основная мысль которых – среднедневной доход сотрудника:  сумма реально заработанных им денег деленная на реально отработанные им дни.

В расчётный период не входят дни, когда сотрудник:

• Находился на пособии, а именно: был временно нетрудоспособен (болел) или в декрете;
• Получал зарплату по среднедневному заработку, а именно: был в командировке или законном отпуске;
• Находился в отпуске по уходу за ребенком-инвалидом;
• Не имел возможности работать по причинам, не зависящим от работника или работодателя;
• Во время отгулов по иным причинам, предусмотренным законодательством.

Какие выплаты не учитываются в расчетный период:

• Отпускные;
• Разовые премии;
• Обучение, командировки, медосмотры;
• Больничный лист;
• Социальные выплаты и льготы;
• Компенсации проезда, питания, связи;
• Материальная помощь;
• Пособие по беременности и родам;
• Оплата за работу в «свои» выходные.

А какие выплаты учитываются?

• Оклад или оплата сдельного труда;
• Комиссионные выплаты, проценты от продаж;
• Переработки, ночные, выходные – если предусмотрены графиком.
• Все виды премий, но не больше одной за один показатель.
• Любые другие доходы, предусмотренные на предприятии в системе оплаты труда.

Пример расчета

Основная формула для расчета среднедневного заработка, при полном отработанном расчетном периоде, выглядит так: СДЗ=ЗП/(12*29.3)

Где ЗП — сумма всех выплат за расчетный период, 12 — 12 месяцев расчетного периода, 29.3 среднемесячное количество дней.

Редко когда бывает, чтоб сотрудник отработал полный расчетный период, и данная формула применяется редко, но считается основной для расчетов по среднему заработку.

При не полном отработанном расчетном периоде или при наличии месяцев с вычитающимися днями применяется следующая формула: СДЗ = ЗП/ (КПМ*29,3 + ∑КНМ).

Где КПМ — количество месяцев, в течение которых работник присутствовал на службе ежедневно, а ∑КНМ — Сумма дней в месяцах отработанных не полностью.

∑КНМ можно высчитать вручную, а можно и по формуле КНМ = 29,3/КД * ОД

КД – календарные дни одного месяца (к примеру, в январе 31, а в феврале 28)

ОД – отработанные дни.

Сотрудник написал заявление на отпуск с 12 июля на 28 дней. При этом в августе прошлого года у него был больничный 10 дней.

За расчетный период берутся дни с 1 июля 2017 года по 30 июня 2018 года. Денежные средства, выплаченные за это время, составляют 470т.р.

Определим, сколько отпускных будет в итоге начислено:

ОД = 31-10 = 21 день;

КНМ = 29,3/31*21 = 19.84дней;

СДЗ = 470000/(11*29,3+19.84) = 1373.7 рублей;

Сумма отпускных = 28*1373.7 = 38463.6 рублей;

Не забываем, что данная сумма, так же как и любая зарплата облагается НДФЛ (13%) Так что на руки сотрудник получит 33463.33р.

Определение расчётного периода

Определяем расчетный период, если сотрудник отработал больше года:

Вот это и есть самая простая схема расчет: берем в расчет год работы предшествующий месяцу отпуска.

Если работник отработал менее года, то в расчете учитывается период с первого дня работы до месяца отпуска.

Если из расчетного периода исключены все 12 месяцев?

Так бывает, если сотрудница вышла из декрета, и решила снова пойти в декрет, или взять ежегодный отпуск, не отработав ни одного дня. Как быть. если до отпуска нет года, зарплату за который нужно сложить? Тут тоже все просто, берем период, в который эта зарплата была.

То есть, если сотрудница была в декрете 3 года, вышла, и решила взять еще один отпуск, для расчета мы берем год, который она отработала до выхода в декрет.

В подобных случаях мы берем все дни, предшествующие не месяцу, а дню отпуска, за которые производились выплаты, которые мы можем взять в расчет отпускных.

Праздничные дни

Праздники – это отдельная тема для разговора в контексте отпускных выплат. Как уже говорилось ранее, при определении расчетного периода и среднедневного дохода фигурируют дни и суммы. Учет праздничных дней производится в днях, но не берется во внимание в суммах.

Даже если прошлый отпуск выпадал на праздники, они все равно попадут в дни расчета, не смотря на то, что дни отпуска мы вычеркиваем из расчетного периода. Все потому, что они не оплачиваются.

Если отпуск падает на праздничные дни, то это никак не отражается на длительности отпуска и его оплату, если только сотрудник не указал в заявлении разбитие отпуска на «до праздников» и «после праздников». Тоже самое, если работник хочет продлить себе отпуск, взяв его перед или после праздников, праздничные дни в отпуск не включаются и не оплачиваются.

Подводя итоги, ответим на еще один очень важный вопрос. Можно ли отказаться от отпуска?

Ответ: Нет, нельзя!

Все что вы можете, это перенести отпуск на следующий год, но не более чем на 2 года. Далее ваш отпуск сгорит. Материальная компенсация за не отгулянный отпуск законодательно не предусмотрена и наказуема для работодателя.

В каких случаях можно отпуск перенести?

• По болезни;
• Если работодатель уведомил вас об отпуске позднее, чем за 2 недели.
• По производственной необходимости;
• По личной договоренности с руководителем.

Ежегодный отпуск работника прописан в законодательстве РФ и трудовом кодексе. Если работодатель лишит вас этой возможности, его будут ждать суровые проверки и большие штрафы. Если вы добровольно откажетесь от отпуска, это так же понесет за собой наложение санкций, и будет рассмотрено как дисциплинарное нарушение.