Стандарты оформления трудовой книжки при увольнении сотрудника

Запись в трудовой книжке об увольнении– это резюмирующая информация о работе сотрудника в организации. Именно она определяет, будут ли вопросы при дальнейшем поиске работы, а также в службах безопасности крупных компаний и банков. Исходя из специфики оформления, можно говорить о том, что данная запись носит завершительный характер для всех записей, внесённых в книжку за время работы.

Общие требования к записям

Внесение правильной записи является непростой задачей – на данный момент этот вопрос регулируется целым перечнем нормативных правовых актов, а также писем разъясняющего характера. Итак, на что следует обратить внимание:

Чернила

Заполнение осуществляется чернилами тёмного цвета — синего, чёрного или фиолетового – бледные чернила (голубые или сиреневые) могут со временем выцвести, к тому же плохо отображаются при снятии копии.

Актуализация информации на первой странице

Графы этой страницы содержат информацию о фамилии, имени, отчестве, дате рождения и образовании. Если что-то из этих данных изменилось, то соответствующая запись должна быть сделана лицом, ответственным за внесение записей в книжки.

Полнота и достоверность внесённых данных

Информация о работе в организации (за исключением временных переводов и исполнения обязанностей), наградах, повышении квалификации и переподготовки. Самостоятельно эту информацию помнить не нужно – карточка Т-2, которую также должны предоставить для ознакомления, будет содержать необходимые данные в соответствующих разделах.

Надлежащее оформление

Без сокращений и аббревиатур, цифры используются исключительно арабские.

Порядковые номера и основания

Именно на эту часть обычно обращают меньше всего внимания обе стороны-участницы правоотношений.

Следует внимательно отнестись к проверке наличия всех оснований записей – их чаще остальных элементов забывают указать.

Заверительные элементы

Все записи организации заверяются подписью ответственного лица организации, а также печатью. На это стоит обратить особое внимание – печать должна быть именно организации, а не кадрового подразделения. Этот момент подробно разъяснён письмом «О печатях в трудовой книжке» Федеральной службы по труду и занятости от 20.01.2014 № ПГ/13282-6-1.

Законодательно не установлено требование о ведении трудовой книжки разборчивым почерком, поэтому в случае такой необходимости – если разборчивость почерка кадровика внушает некоторые опасения – необходимо перед увольнением запросить заверенные копии всех необходимых приказов, а также проверить наличие заключенных дополнительных соглашений.

Специфика записей для отдельных категорий работников

Специфика внесения записи об увольнении зависит от категории сотрудника.

Так, сотрудников по категории можно разделить на:

• Постоянных. Лица, поступающие на работу по основной должности, обязаны сдать оригинал трудовой книжки работодателю. Соответственно все записи вносятся непосредственно в трудовую.
• Совместителей. Данная категория освобождена от такой необходимости. При увольнении по совместительству все записи о деятельности у другого работодателя по желанию работника вносятся кадровой службой по основному месту работы на основании представленных документов (заверенных копий приказов другого работодателя).

Также, исходя из прописанной процедуры увольнения, записи можно разделить на;

• Стандартные, урегулированные статьями 77-84 кодекса (увольнение по собственному желанию, по сокращению, по соглашению сторон, истечению срока договора, инициативе работодателя, независящим от воли сторон обязательствам или нарушению правил заключения договора).
• Нестандартные, урегулированные дополнительными нормами. Так, например, в отношении прекращения (расторжения) контракта директора в Трудовом кодексе имеются дополнительные нормы – статьи 278, 280; государственные гражданские служащие увольняются на основании статьи 33 Федерального закона №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и т.д.

Содержание записей об увольнении

Установлено, что формулировки записей должны быть идентичны формулировке, установленной законодательством. Примеры записей увольнения по всем основаниям легко найти в Интернете. Также, образцы всех видов записей размещены в справочных правовых системах.

Если при ознакомлении с записями при увольнении работником устанавливается факт наличия неточных, неполных или недостоверных записей о кадровых перемещениях или иных фактах его трудовой биографии, либо отсутствие записи, которая должна быть внесена в книжку, следует уведомить об этом сотрудника, ответственного за заполнение документа и потребовать внесении соответствующих изменений (дополнений).

Законодательство о трудовых книжках содержит подробную информацию, как исправить некорректную запись: для этого следующей за ней записью указывают информацию о недействительном характере, и следом – запись в актуальной редакции.

Помимо исправления может быть проведено аннулирование записи, в случае, когда в день увольнения работник отозвал заявление. В этом случае, помимо информации о недействительности записи об увольнении следует указать информацию об отмене приказа-основания для нее.

Урегулирование конфликтов при ненадлежащем заполнении трудовой книжки

Увольнение – единственная кадровая процедура, оформление записи в трудовой книжке о которой чётко регламентировано по форме, содержанию и срокам.

Правильная запись после увольнения не создаст никаких проблем, в то время как некорректная может нанести серьёзный финансовый и репутационный урон. Поэтому  к приёмке трудовой книжки при увольнении нужно отнестись очень внимательно, именно это – главное орудие работника при отстаивании своих прав.

Отдать документ в день увольнения – это обязанность работодателя. Именно работодатель предпринимает все действия по обеспечению передачи данного документа работнику или его своевременному информированию о необходимости забрать трудовую из организации. Невыдача трудовой книжки на руки в последний рабочий день может быть расценена как препятствование дальнейшему трудоустройству бывшего сотрудника.

Это следует из перекрёстного анализа содержания норм об обязательстве по выдаче книжки работодателем в последний рабочий день, и обязательности предоставления работником трудовой книжки в первый рабочий день новому работодателю (обязательный документ при заключении трудового договора для лиц, имеющих трудовой стаж на территории Российской Федерации и устраивающихся на основную работу).

В случае установления ненадлежащего качества записи до окончания трудового дня, не нужно расписываться в журнале учета движения книжек о получении книжки на руки. Следует вернуть документ ответственному за заполнение лицу и указать на неточности заполнения, которые должны быть исправлены до окончания рабочего дня. Исправления, как правило, вносятся своевременно

В случае, если ошибка заполнения выявлена после увольнения и организация отказывается от внесения изменений в документ, несмотря на наличие всех оснований, необходимо сначала обратиться к руководителю компании с письменным заявлением, а в случае игнорирования бывшим работодателем этого заявления – составить обращение в уполномоченные надзорные органы.