Заявление на компенсацию неиспользованного отпуска. Как составить документ

С понятием «компенсация за неизрасходованный отпуск» граждане сталкиваются, как правило, при уходе со службы. Однако, не всем известно, что подобную выплату можно получить, не меняя место работы. Между тем, Трудовой кодекс подобную возможность предусматривает.

Для реализации права, предусмотренного ст.126 ТК РФ необходимо подать руководству предприятия заявление на компенсацию. Разберемся, на какой размер выплат можно рассчитывать в обоих случаях и как правильно оформить документы.

Компенсация за отпуск. Основные понятия

Граждане, осуществляющие трудовую деятельность в качестве служащих по найму, имеют право на оплачиваемый отдых, предоставляемый ежегодно. Его продолжительность минимум 28 суток, если сотрудник не относится к льготникам, которым полагаются дополнительные дни.

Поскольку оплата ежегодного отдыха это обязанность руководства предприятия, при увольнении сотруднику выплачивается компенсация за то, что он своё право на отпуск не использовал.

Если же уходить со службы работник не намерен, рассчитывать на выплаты за весь период не приходится. Даже если в текущем году человек не отдыхал от трудовых обязанностей, компенсировать денежной выплатой основной отпуск нельзя.

Но есть возможность запросить оплату за дополнительные дни, если конечно они работнику положены. Проще говоря, компенсировать деньгами можно часть отпуска, только если его продолжительность превышает установленные законом обязательные 28 суток.

Ограничения при выплате компенсации за неиспользованный отпуск

Для граждан, условия труда которых связаны с повышенной вредностью, дополнительный отдых предусмотрен законом.

При необходимости они могут перевести льготу в материальное выражение. Однако компенсация начисляется только в том случае, если продолжительность такого отдыха превышает установленный минимум в одну неделю.

Несовершеннолетние граждане согласно ТК РФ отдыхать должны 31 день. Но перевод данной льготы в денежный эквивалент законом не предусмотрен. Беременные сотрудницы, решившие отдохнуть от рабочих обязанностей до ухода в декрет, рассчитывать на компенсацию дополнительных дней тоже не могут.

Отдельные федеральные законы предусматривают ограничения при компенсации отпуска для работников таможни и сотрудников органов контроля за оборотом наркотиков. Граждане, служащие в МВД, вправе претендовать на выплаты, только если их ежегодный оплачиваемый отдых длиться дольше чем 30 суток.

Сотрудники, которые не воспользовались своим правом на отпуск в текущем году, могут отгулять оставшиеся дни в следующем. Получить деньги за неистраченные дни нельзя. Начисление денежной компенсации происходит только при увольнении.

Надо отметить, что замена части отпуска денежной выплатой не входит в обязанности работодателя. Руководитель вправе отказать сотруднику в подобной просьбе, если это не отвечает его интересам. Поэтому подавать заявление на выплату имеет смысл только после согласования данного вопроса с руководством.

Можно ли заменить компенсацией ежегодный отпуск

В некоторых случаях взаимодействие сотрудников на предприятии организованно таким образом, что уходящего в отпуск работника должны подменять сослуживцы. Законом не возбраняется и приём человека со стороны.

Но предоставление гарантированного отпуска сотруднику до окончания года это обязанность руководителя. Закон не позволяет заменять денежной выплатой полный отпуск, даже если срок его предоставления уже истек.

За нарушение трудового законодательства работодатель может быть оштрафован. При этом не имеет значения, была ли такая замена осуществлена по инициативе руководства или имела место взаимная договоренность с сотрудником.

Административное взыскание составляет от одной до двадцати тысяч рублей для предпринимателей. Юридические лица выплачивают от 30 000 до 70 000 тысяч. Максимальные суммы штрафа начисляются при повторно выявленных нарушениях.

Как правильно оформить заявление

Получить денежную выплату, компенсирующую неизрасходованную часть отпуска, работник сможет после того, как подаст соответствующее заявление на имя руководителя предприятия. Документ составляют в произвольной форме. Бланка для его написания не предусмотрено практикой делопроизводства, поэтому подойдет обычный лист А4.

Далее мы приведем пример того, как правильно написать текст, чтобы работник не путался в формулировках своей просьбы. Заявление подается только в том случае, если работник планирует продолжать свою трудовую деятельность на этом предприятии.

При увольнении компенсация назначается автоматически.

Заполняется документ от руки синими или черными чернилами, или на компьютере. В верхнем правом углу прописываются должность, фамилия и инициалы руководителя, с указанием названия и вида собственности организации, в которой работник трудится. Ниже автор заявления указывает свою должность, фамилию, имя и отчество полностью.

Отступив несколько сантиметров, в середине листа проставляем название документа с большой буквы и без кавычек. В содержании документа указывается характер просьбы и обоснование для её удовлетворения. В данном случае это ст. 126 ТК РФ. Укажите также количество неиспользованных дней, которые предполагается компенсировать. Документ завершают датой и подписью составителя заявления, снабдив последнюю расшифровкой.

Образец заявления

Шаблон заявления выглядит таким образом.

Генеральному директору ОАО «Интекс» от менеджера по продажам Борисовой Ивоны Владимировны. Заявление

Прошу заменить мне часть ежегодного отпуска за период с 3.01.2018 по 7.01.2018 года, превышающую 28 дней основного отпуска и составляющую 5 календарных дней денежной компенсацией, согласно ст. 126 ТК РФ.

27.11.2017 Борисова И.В.

После составления документа его передают на подпись руководителю, который издает приказ о начислении компенсации с соответствующими распоряжениями для бухгалтерии и кадровой службы.

Как отмечается выплата в кадровых документах

Как правило, денежную выплату производят в день ближайшей зарплаты, хотя ничто не препятствует тому, чтобы средства были выданы в любое другое время. Факт начисления компенсации отражается в кадровых документах. Соответствующие отметки выставляются в личной карточке.

В графе «отпуск» прописывается информация о том, какое количество дней заменено денежной выплатой, а также прописываются реквизиты приказа по предприятию. Аналогичная информация указывается в форме Т-7, точнее в графе 10 данного документа.

Компенсация при увольнении сотрудника. Как отражается в налоговых документах

Независимо от того какая система налогообложения применяется на предприятии, при увольнении с сотрудника удерживается выплата в бюджет.  Данное условие оговаривается в налоговом кодексе РФ. НДФЛ перечисляется в бюджет на следующий день после того, как сотрудник получит выплату.

Начисляемый налог отображается в НДФЛ под соответствующим кодом 4800, который применяется для иных видов дохода. Если говорить о таком понятии, как «компенсация отпуска», то в налоговых документах оно не упоминается. В справке 2-НДФЛ сведения отражаются в отдельной строке и датируются тем месяцем, в котором происходит увольнение сотрудника.

Выплата компенсации за неизрасходованные отпускные дни находит отражение при расчёте 6-НДФЛ. Информация в строках 100 и 110, указывающая на дату получения дохода и удержания налога, должна совпадать. Поскольку в случае с компенсацией части отдыха НК РФ позволяет перечислить средства в казну до конца месяца, в графе 120 проставляют последний его день. На выплаты, начисляемые при увольнении сотрудника, правило не распространяется. В этом случае налог должен быть внесен уже на следующий день.

Заключение

Подведем краткий итог сказанному. Чтобы получить компенсацию, сотруднику необходимо составить заявление и передать его руководству. После его подписания, согласно изданному приказу, производится начисление средств. Выплаты не являются обязательными, поэтому письменной просьбе должна предшествовать устная договоренность.

При увольнении неизрасходованные дни отдыха оплачивают автоматически в обязательном порядке. Выплаты облагаются налогом, как любой доход, полученный от трудовой деятельности.